もし、あなたが管理職で、職場のコミュニケーションや、
仕事の進め方について、何かしらの問題を抱えていたら、
それを解決したいと願っていると思います。
もし、あなたが、人事や人材育成に携わっていたら、各
マネージャーから上がってくる職場の課題に対して、
「会社としてなんとかしたい」と思われるのではないで
しょうか。
しかし、その思いとは裏腹に、職場の問題は「こうすれ
ば、解決できますよ」というほど簡単なものばかりでは
ありません。その結果、職場の雰囲気が悪くなったり、
つい、責め立てるようなコミュニケーションになってし
まいがちです。
実は、職場の問題を解決するためには、「問題を解決す
るシンプルなステップ」があります。この、「問題解決
のステップ」でコミュニケーションをすると、前向きな
形で職場の問題に向き合うことができます。
そこで、この記事では、サイボウズが社内における問題を
解決するときに、共通の考え方として使っている「問題解
決メソッド」を用いながら、職場の問題を解決するシンプ
ルな4つのステップについて紹介します。
※この記事は、サイボウズチームワーク総研サイトにて、2020
年9月11日に公開したものを一部改変したものとなります。
ステップ1：現実（現状）を明確にする
ステップ1は「現実（現状）を明確にする」です。
ところで、なぜ、現状を明確にする必要があるのでしょうか。
それは、問題を議論するときに起こる食い違いの多くは、起こ
っている出来事の「事実に基づいた情報共有ができていない」
からです。
たとえば、職場の問題の代表的なものの1つに「コミュニケー
ションが悪い」があります。あなたの職場でも、「コミュニケ
ーションが悪いよね」「そうだよね」といった会話が良く行わ
れていませんか？
けれども、なんとなく「コミュニケーションが悪い」という会
話はしても、「具体的には、何が悪いのか」「なぜ、悪いと感
じているのか」「悪いことによって、どのようなことが起こっ
ているのか」といった、具体的な議論をすることはあまりあり
ません。
また、「コミュニケーションが悪い」というのは、ある人が感
じている解釈であり、それが事実かどうかは分かりません。
それぞれの人が感じている「コミュニケーションが悪い」「い
や、悪くない」といった解釈で議論をしても、事実ベースで議
論しなければ実際のところが分かりません。また、現状の認識
があいまいなまま、「じゃあ、飲みニケーションでもしましょ
うか」「イベントしましょうか」といった解決策を考えても、
問題は解決できません。
そこで、職場の問題を解決するためには、「現状を明確にする」
必要があるのです。
現状を明確にするためには、「いつ」「どこで」「だれが」
「なにを」「どのように」といった4W1Hの質問を使うと、問題
を具体化、事実化できます。
たとえば、「コミュニケーションが悪い」というぼんやりしたテ
ーマでなんとなく話し合うよりも、「メンバーのうち、5割の人
が報告や連絡をしてこない」のように具体化したほうが、共通認
識を図りやすくなります。
もし、現状を数字で表せるようなら、「回数」など具体的な数字
で表すと、共通認識がさらに図りやすくなります。
ステップ2：理想を明確にする
ステップ2は「理想を明確にする」です。理想を明確にするとは、
「本当は、こんな風になったらいいのにね」という理想を、みん
なで共有することです。
何かしらの問題が発生しているとき、一般的には「問題」や、そ
の「原因」に目が向きます。そのため、「どのような状態が理想
なのか」ということには、あまり目が向きません。
けれども、目の前の物事に対して「問題だ」と思うということは、
その裏側には何かしらの「本当は、こんな風になったらいいのに
ね」という理想があるはずです。
そこで、理想について考え、共有します。
たとえば、「コミュニケーションが悪い」という問題ならば、
「コミュニケーションがよい状態」を具体的に考えてみます。
「なんでも気軽に話し合える」「1on1ミーティングが毎週行われ
ている」など、さまざまな理想があるはずです。
ステップ1の「現状を明確にする」と同様、理想も4W1Hの視点で、
できるだけ具体的にするのがポイントです。数字で表せるものは
数値化してみましょう。
ステップ3：現状と理想のギャップを埋める行動（Next Action）を明確にする
ステップ3は、「現状と理想のギャップを埋める行動
（Next Action）を明確にする」です。
問題を解決するためには、理想と現実のギャップ（問題）を、
何かしらの方法で縮める必要があります。サイボウズでは、理
想と現実のギャップを埋める行動を「Next Action（課題）」
と呼んでいます。
Next Actionを設定するときのポイントは、「誰が、何を、いつ
までにやるのか」を具体的にすることです。具体的に設定するこ
とで行動に繋げやすくなり、問題を解決することができます。
できるだけ「自分」のNext Actionで、自分が「できること」を
設定しましょう。
ステップ4：Next Actionの優先順位を決め、行動する
ステップ4は、「Next Action（課題）の優先順位を決め、行動
する」です。
ステップ3で、理想と現実のギャップを埋めるNext Actionがい
くつか出てきたら、その中で、優先順位を決め、行動します。
ハードルが高すぎると、なかなか行動に移せないものです。
もし、「ハードルが高い」と感じるようなら、「〇〇をインター
ネットで調べる」「会議を設定する」など、Next Actionを小さな
単位に分解し、負担にならない行動まで落とし込みます。
Next Actionはできるだけ小さく、具体的にすると、次の行動に
つなげやすくなります。
まとめ
ここまで、問題を解決するときに、サイボウズ社内で共通の考え方
として使ってる「問題解決メソッド」を用いながら、職場の問題を
解決するシンプルな4つのステップについて紹介してきました。
さまざまな人が集い、仕事をしているのが職場です。それだけに、
多かれ少なかれ問題は起きます。時には、突発的なものもあるでしょう。
しかし、問題をそのままにしておけば、いずれ大きな問題に発展し
かねません。
それを防ぐ上でも、「現状はどうか？」「理想は何か？」
「Next Action（課題）は何か？」「何からはじめるか？」の4つの
ステップを使って話し合えば、共通認識を図りやすくなります。
この中でも「理想は何か？」は、普段あまり考えることがありません。
理想を明確にすることで、改めて問題が浮き彫りになり、Next Action
の設定や、行動の優先順位を決める際に役立ちます。
職場の問題を解決する際に、参考にしていただければ幸いです。
からの記事と詳細 ( 職場の問題を解決するコミュニケーション4つのステップ - 『日本の人事部』プロフェッショナルコラム - 日本の人事部 )
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