Notionの使い方を初心者向けに7ステップで解説！
Notionは2021年10月に日本語化され、国内での利用者も増えているドキュメント作成アプリです。この記事ではNotion初心者向けに、7ステップで基本的な操作方法を解説していきます。
そもそもNotionとは？
Notion（ノーション）はクラウド型ドキュメント作成アプリです。Notionを活用することで資料やホームページを作成できたり、資料を他人に共有したり、データを保管することができます。テレワークや顧客とのやり取り、プレゼン資料作成などに活用できるサービスです。
【参考】：Notion (ノーション) – すべてのチームをひとつのワークスペースで
【参考】：ユーザー事例 - Notion公式
Notionの使い方
ここからはNotionの基本的な使い方を7ステップで順番に解説していきます。7ステップで基本動作を把握してNotionを使いこなしましょう。
ステップ1に進む前にNotion公式サイトにアクセスして、アカウントを作成しておきましょう。
【参考】：Notion公式サイト
Notionはスマートフォン版（Notion for iOS & Android）、PC版（Notion for Mac & Windows）とそれぞれアプリ版とブラウザ版が用意されています。この記事ではブラウザ版をもとに解説を進めていきます。
ステップ1：基本画面の見方
まず初めに基本画面の見方を解説します。アカウントを作成し、ログインが完了したら以下のスタートページが表示されます。画面の左側がサイドバー、右側がページとなっており、基本的には右側のページ部に編集を加えていく形です。
サイドバー上部にあるワークスペース、プライベートの使い分けは以下の通りです。
■ワークスペース
資料をチーム全体に共有したい場合は、ワークスペースから作成します。
■プライベート
個人用に資料を作成したい場合は、プライベートから作成します。
【参考】：ワークスペースの基本-Notion公式
ステップ2：新規ページを作成する
テキストやデータベースなど新規に作成する場合には、サイドバー下部にある「新規ページ」をクリックします。
テキストなどのドキュメントを作成したい場合には「空白ページ」をクリックします。
空白ページをクリックすると以下のような新規ドキュメントが表示されます。空白ページではWordやGoogleドキュメントのように直感的な操作が可能です。
見出しやページ埋め込み、Todoリストなどの枠を表示させるには、「＋」ボタンをクリックします。「＋」ボタンをクリックするとメニューが表示され、下までスクロールしていくと様々な機能があります。
■ベーシック
ベーシックはドキュメントツールの基本的な機能が含まれています。見出しの追加やページ埋め込みなどができます。
■インライン
インラインはドキュメントを共有している他人へ通知を送ったり、リマインダー機能を設定できます。
■データベース
データベースはドキュメントにデータベースを追加できます。データベースの使い方については後のトピックで紹介します。
■メディア
メディアは画像や動画、オーディオなどの各種ファイルを追加できます。
■アドバンスト
アドバンストは目次機能、階層リンクなどの機能が使用できます。
■埋め込み
埋め込みはGoogleやTwitterなど外部サイトから情報を埋め込みできます。ドキュメントにGoogleマップデータやツイートを埋め込みたい場合は、こちらから挿入します。
ステップ3：テンプレートを活用する
Notionには豊富なテンプレートが用意されている点も大きな魅力です。テンプレートを活用することで、利用目的にあったドキュメントを簡単に作成できます。
テンプレートを表示するには、サイドバーにある「テンプレート」をクリックします。
テンプレートをクリックすると以下のような画面が表示され、画面右側にあるカテゴリからお好みのテンプレートを探すことができます。
ステップ4：タスク機能を活用する
Notionにはタスク管理機能が備わっています。ワークスペース内にタスク管理を作成すれば、組織全体のタスクを管理できます。また、プライベートにタスク管理を作成すれば、自分専用のタスク管理ツールになります。
タスクをクリックすると、対応ステータスの変更や作成日などの変更が可能です。
未着手・対応中のタスクを完了させるには、完了させたいタスクを右にドラッグすることで「完了」に変更可能です。
このようにタスクのステータスを変更する際には、同様にドラッグすることで移動ができます。
ステップ5：データベース機能を活用する
Notionには在庫管理、顧客管理などに便利なデータベース機能が備わっています。データベースを作成するには、「ステップ2：新規ページを作成する」で紹介した新規ページ作成画面もしくは新規ページ内の＋ボタンから設定します。
ここでは「テーブルビュー」で商品在庫のデータベースを作成する例を紹介します。今回は「名前」に商品名、「タグ」は在庫、3つ目の項目は「在庫数」に設定しました。
商品を管理するデータベースを作成したい場合には、タグで商品カテゴリなどを設定することで、タグ名で検索をかけたりソートすることですぐに必要な情報にアクセスできます。
このように項目名やタグなどを自由に設定できるため、データをまとめやすくチーム全体の数値管理に活用できます。
【参考】：データベース-Notion公式
行名（項目名）の変更を行うには、以下画像にある箇所をクリックし「名前を変更」を選択すると自由に変更できます。
ステップ6：外部サービスからインポートする
Notionにはインポート機能があり、ドキュメントツールであるEvernoteやタスク管理ツールのTrelloなどの各種外部ツールからデータをインポートできます。インポート機能はサイドバーから「インポート」を選択すると表示できます。
【参考】：お気に入りのツールをNotionにつなげる-Notion公式
ステップ7：ワークスペースを共有する
Notionにはドキュメントや作成したデータベースなどを共有する機能があります。「ステップ1：基本画面の見方」で解説した「ワークスペース」に他人を招待する場合には、ドキュメントなどで「共有」ボタンをクリックします。
共有をクリックすると以下画面が表示されますので、招待したいユーザーのメールアドレスを入力して右上の「招待」をクリックすることで、ワークスペースの共有が可能です。
Notionの利用料金とプランの違い
ここまでNotionの使い方を解説してきましたが、上記の基本的な動作は無料プランでも利用可能です。Notionには4つのプランがあり、利用料金は次のようになっています。
- パーソナル:無料
- パーソナルPro:$4
- チーム:$8
- エンタープライズ:応相談
無料プランでもドキュメントの作成や管理などの機能は基本的に使用できます。パーソナルProに変更することで、ファイルのアップロード数やゲスト数が無制限になるため、業務で使う場合はパーソナルProがおすすめです。
パーソナルProなどのプランには無料トライアルが設けられており、1ヶ月間無料で各機能を試すことができるため、課金すべきか迷ったらひとまず無料で使ってみると良いでしょう。
Notionを使いこなして作業効率向上を目指しましょう
この記事ではNotion初心者へ向けて7ステップで基本的な機能を紹介しました。Notionは個人での制作物からタスク管理などをはじめ、ワークスペース機能を活用してチーム全体での管理に利用するなど、ビジネス利用にも便利なツールです。
NotionはSlackをはじめとする外部ツールとの連携にも優れているため、作業効率の向上が期待できます。便利なNotionを使いこなして、作業効率向上を目指しましょう。
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